1. Чтобы праздник удался – стал организованным, безопасным, веселым, насыщенным значимыми событиями и радостными эмоциями, запоминающимся на долгие годы – планирование должно начаться минимум за год до мероприятия.
Должна быть создана рабочая группа из числа выпускников, которая готовит и проводит праздник. Действия членов рабочей группы должны быть оплачиваемыми и отражаться в смете.
Информация о предстоящем мероприятии должна быть публичная, постоянно доступная каждому и оперативно обновляться. Для это существует этот сайт, где можно создать отдельную страницу со всей информацией по встрече, и можно дополнительно использовать возможности социальных сетей.
2. Праздник должен быть разбит на несколько самостоятельных последовательных мероприятий - этапов. Для каждого мероприятия составляется своя смета. Это позволит участникам заблаговременно выбрать для себя необходимые мероприятия для участия и заплатить за них их стоимость.
3. План и смета должны быть опубликованы (доведены до сведения участников) за пол года до даты проведения, чтобы все смогли определиться заранее - спланировать свое прибытие на праздник и перечислить деньги исключительно на те мероприятия, в которых будут участвовать.
  Уже стало хорошей традицией закладывать в смету праздника сбор денежных средств на поддержание работы сайта КВОКУ.
|
4. Сбор денежных средств на праздник со всех участников должен быть осуществлен в размере 95% по крайней мере за квартал до мероприятия, а лучше за пол года. Это позволяет вовремя согласовать все платные услуги (оркестр, знамя, транспорт, питание, расселение, подарки, фото-видео съемка, цветы и пр.), и, что не маловажно - оплатить эти услуги заблаговременно. Более того, полученная от выпускников предварительная оплата, позволяет иметь четкую картину по личному составу на празднике.
Спонсоры должны быть исключительно для финансовой подстраховки и маневра.
Общак, уравниловка, сбор денег в день праздника это неправильно.
Разгильдяи есть в любом выпуске, и на них вообще не стоит обращать внимание и беспокоиться об их участии в празднике - если придут, пусть платят за всё по месту: 2-3 человека всегда можно накормить и разместить на массовом мероприятии. Естественно, им никаких подарков: не уплачено вовремя.
5. Собираться надо сразу на территории училища у спортзала, где есть лавочки (можно организовать дополнительные), тень, тишина, доступ до туалетов (в столовой два туалета с двух входов, их можно использовать по договоренности как мужской и женский), кафе и т.п. Такая возможность всегда есть, если организаторы того пожелают.
Сбор выпускников на улице перед КПП, я считаю, является полным неуважением организаторов своих сокурсников: это сиротское и унизительное зрелище - топтаться часами возле оживленной столичной автомагистрали в восемь рядов (оглушительный шум, выхлопные газы)!
Во время сбора проведите обязательное заполнение регистрационной анкеты, где прибывшие должны написать свои самые важные данные для дальнейшего взаимодействия и связи - фамилию, имя, отчество, день рождения, почтовый адрес, телефоны - домашний, рабочий и мобильный, адрес электронной почты.
6. Создайте комфорт для самих себя во время праздника – предусмотрите и организуйте на всех этапах праздника камеры хранения, туалеты, урны, воду, закуски, кофе/чай, дежурного врача, места для отдыха и переодевания, душ и пр. необходимые моменты, которые и делают, в конце концов, из праздника ПРАЗДНИК!
Все участники торжеств должны знать об этом, для чего каждому прибывшему вручается программа праздника, где всё это подробно, но лаконично расписывается. В этой программе должны быть в обязательном порядке мобильные телефоны организаторов и дежурного врача.
Имейте в виду, что эти элементы комфорта исключительно востребованы и крайне необходимы во время естественных пауз между мероприятиями.
7. Праздником надо управлять, подавая четкие команды для управления людьми и этапами праздника. Для этого хорошо пользоваться громкоговорителем (мегафоном).
Идеально привлекать для проведения мероприятия стороннего маршала с командой (администраторов, распорядителей, организаторов, менеджеров, координаторов - кому как удобней понимать). Это позволит организаторам из числа выпускников насладиться праздником в полной мере, и не бегать самим, разрываясь между получением удовольствия и организацией. Естественно за эти услуги надо платить. Но оно того стоит, поверьте.
Рекогносцировка на местности всегда должна проводиться в период подготовки.
В проведении основных мероприятий необходимо всеми силами избегать и пресекать ненужную самодеятельность и незапланированные действия со стороны участников.
8. Для управления действиями на плацу составьте план, назначьте командующего, напишите ему наименование и последовательность команд. Пусть он отрепетирует команды хотя бы за 10 минут до начала. Командовать действиями на плацу в идеале должен самый старший командир времени вашего пребывания в училище.
Установите на трибуне микрофон.
Действия на плацу:
- построение побатальонно, поротно, в линию взводных колонн по три (построение проходит возле трибуны, а не возле казармы);
- доклад командиров подразделений о готовности к празднику;
- приветствие командующего личного состава и поздравление;
- внесение Боевого Знамени училища;
- митинг;
- прохождение торжественным маршем;
- вынос Знамени;
- прохождение с песней, или исполнение песни «Родное училище» под оркестр возле трибуны;
- фотографирование со Знаменем на плацу (можно фотографироваться возле БРМ).
О посещении казармы необходимо договариваться отдельно и заранее.
Организацию привлечения на праздник военного оркестра, знаменной группы и Боевого Знамени КВОКУ надо начинать не менее чем за полтора месяца до мероприятия.
9. Употребление спиртных напитков перед КПП, на территории училища это очень омерзительно и по-скотски. Введите и утвердите себе за правило - там, где Боевое Знамя - не пить водку: уедете за пределы училища, там хоть залейтесь!
10. Участие в празднике членов семей - жен, детей, родственников и друзей, на мой взгляд и по моему твёрдому убеждению, обязательно: именно их участие делает праздник более значительным и значимым, добавляет положительных эмоций в память об этом. Потому что простое собрание мужиков приводит к одному - безудержной пьянке, зачастую с мордобоем, что банально и скучно.
11. Зал для банкета должен быть свободным и проветриваемым. Туалеты и курилка должны быть в непосредственной близости от зала. Банкетный зал должен быть вдали от спальных мест массового отдыха трудящихся (санаториев, профилакториев, домов отдыха).
До начала банкета на столах должна быть табличками (баннерами) обозначена поименная рассадка, которая должна быть тщательно продумана на основании данных о составе участников.
Программа банкета должна быть тщательно спланирована как по времени, так и по мероприятиям. Профессиональный тамада должен вести вечер и управлять банкетом без перерывов. В программе должно быть больше конкурсов и всяких веселых групповых мероприятий, нежели тостов - больше драйва и веселья, а то все паузы будут залиты водкой. Тамада должен в идеале уделить внимание каждому, кто присутстствует в зале, рассказывая истории из курсантской жизни, времени службы или современности.
Живая музыка необязательна, на неё никто не обращает внимания, достаточно будет хорошо продуманной и скомпонованной фонограммы на весь праздник. Используйте экраны и видеопроекторы, компьютеры и плазменные панели для показа фото и видео времен курсантской юности. Естественно, должен быть специалист, который вкупе с тамадой будет управлять звуком и картинкой в зале.
После банкета в обязательном порядке должен быть организован транспорт, который развезет участников по домам и местам отдыха.
12. Любое вручение подарков, личных знаков благодарности должно производится вначале банкета - это своеобразное торжественное собрание минут на 15-20. Трапеза - после вручения наград и подарков. Не раздавайте подарки во время регистрации, или того хуже на плацу!
Вручайте подарки в красивой упаковке, которую можно носить в одной руке в закрытом виде, а не в полиэтиленовых кулечках. Мы купили пластиковые портфели, куда сложили все подарки.
Если вы готовите памятные Знаки, то сделайте для них наградные коробочки, в которых будут помещаться сами знаки и удостоверения к ним. Это не намного дороже, но зато храниться будет дольше, и память будет теплее. Да и смотрится это солидно. Проявляйте творчество при разработке памятных знаков, чтобы они "имели вес и ценность", чтобы вы их с гордостью носили на повседневном гражданском костюме. А вариации на тему общевойсковой эмблемы это [вырезано цензурой]; хм, вы, господа - организаторы, уж лучше подарите своим мужикам оригинальные эмблемы на плакетках. Памятные знаки можете заказывать у проверенного годами производителя - предприятия "Герольдмайстер".
|
Один экземпляр памятного Знака сделайте, пожалуйста, в коллекцию сайта - бесплатно или за плату.
|
Если вы готовите для своих ребят предметы одежды, то избегайте нанесения нелепых рисунков на всю спину или грудь, типа КВОКУ-УРА! или FIGMO-FOREVER!: в пьяном виде можно носить эту футболку на полигоне, но нигде более ее не наденешь. Поэтому если хотите, чтобы футболка носилась с удовольствием и имела на себе что-то исключительное, то сделайте маленькую вышивку на левой стороне лицевой части – это стильно, это не дорого, это на все случаи жизни. Но если вопросы вкуса и комфортной носки вам по барабану, то хоть не делайте эти огромные идиотские рисунки и слоганы из «резины», которая в последствии ссыхается, затвердевая коркой на футболке, сделайте их краской (шелкографией).
13. Привлеките на мероприятие одного или двух профессиональных фотографов. Побольше крупных планов лиц, поменьше общих планов! Вообще в идеале в конце праздника у вас должно быть по крайней мере по одному профессиональному портрету каждого участника - за это надо платить нанятым фотографам, а не за репортажную съемку, которая вполне может быть любительской, учитывая качество современных цифровых фотокамер. В конце мероприятия не поленитесь и соберите весь отснятый материал со всех фотоаппаратов участников (для этого нужен ноутбук и универсальный кардридер).
Одна общая фотография роты (или взвода) со Знаменем КВОКУ, сделанная оперативно, отпечатанная на фотобумаге (20х30), и врученная каждому до того, как будет произнесен первый тост, будет стоить всех гигабайтных дисков с цифровыми фотографиями и видео, которые впоследствии ищут своих владельцев месяцами, если не годами. Порадуйте своих товарищей живой оперативной фотографией, которую можно уже на следующий день вставить в рамку и повесить на стену, и каждый день спустя годы встречаться взглядами со своими товарищами, вспоминая с благодарностью отличную организацию праздника!
Записывайте и передавайте своим ребятам фото и видео праздника на носителях, которые не одноразовые, а могут перезаписываться и служить многократно для других целей – это лазерные диски с пометкой RW (Read and Write – чтение и запись), это USB-флэш накопители (флэшки), внешние USB винчестеры.
А еще лучше весь фото-видео материал праздника выкладывать в Интернете на файлообменник. Это оперативно, нет головной боли с тиражированием носителей, нет трудностей с отправкой их почтой, и все могут самостоятельно скачать эти архивы в любое время. На сегодняшний день я нашел оптимальный файлообменник - www.divshare.com, оптимальный, по крайней мере, для нужд нашего портала, где складирую все архивы своих фоторепортажей.
14. Встречать и провожать иногородних на вокзалах желательно - это показатель высочайшей организации праздника!
Размещение иногородних в Киеве можно проводить централизованно в одном месте - в гостиницах, домах отдыха, либо организовать расселение по квартирам киевлян, либо в нескольких квартирах, снятых посуточно.
15. В каком составе встречаться и праздновать? Вполне логично будет так - общие мероприятия в училище на плацу - в составе батальона, банкеты - в составе рот, вторые дни - в составе взводов или смешанных групп.
16. Оригинальный сценарий праздника всегда запомнится ярче, чем унылая пьянка. Выходите за рамки привычных и типовых мероприятий – например, организуйте профессиональную экскурсию в музей, закажите несколько лож в театре, проведите спортивный праздник, организуйте пеший марш-бросок на полигон, проведите небольшой квест по киевским местам курсантской юности, наймите теплоход, устройте соревнование по рыбной ловле, арендуйте трамвай и прокатитесь на нем от Контрактовой площади до Пущи-Водицы и обратно… Дерзайте, ведь, чтобы набухаться, не надо ехать в Киев. 
17. Использование админресурса я считаю уместным, если он без пошлости и хамства, к которым я, по своему убеждению, отношу а-ля показательные выступления веннослужащих срочной службы, бесплатное привлечение военной техники, вооружения, специального оборудования и имущества, бесплатное питание за счет воинских частей, использование военнослужащих и служащих в качестве стюардов.
18. Транспортное сопровождение мероприятий является обязательным элементом организации праздника. Транспорт (автобусы, микроавтобусы) должен заказываться из расчета, что все должны в них ехать сидя. Госномера транспортных средств, телефоны и имена всех водителей должны у вас быть уже до начала мероприятия. После высадки пассажиров проверяйте совместно с водителями салоны на предмет оставленных/потерянных вещей - этот вопрос надо заблаговременно оговорить с водителями, чтобы они не уезжали, не доложив вам об осмотре салона. На случай, если что-то таки будет забыто в транспорте, оставьте водителям телефоны организаторов, чтобы оперативно потом решить вопросы возврата.
* * *
Буду рад, если организаторы будущих торжественных мероприятий воспользуются моими практическими советами, большая часть из которых с успехом была воплощена в жизнь на нашем 25-летии в 2008 году.
P.S.
В комментариях можете добавлять свои мысли и свой положительный опыт.
P.P.S.
Я уже неоднократно слышал, что организаторы хотели нанести личные номера на различные сувениры, да не смогли эти номера нигде найти. А вопрос личных номеров решается довольно просто, во всяком случае, в нашем батальоне выпуска 1983 года он решился таким образом:
1) надо в четком алфавитном порядке (Фамилия -Имя-Отчество) написать списки выпустившихся из училища лейтенантов поротно;
2) любой точно известный номер подскажет оставшуюся нумерацию, которая производилась в соответствии с алфавитными списками.
Для проверки можете использовать пару-тройку известных личных номеров.
Как и обещал, я запустили в эксплуатацию наш 
Сейчас мы с Сашей Кушниром пытаемся организовать постоянно действующее мероприятие для наших выпускников и членов их семей по стрельбе из стрелкового оружия - СВД, АК, ПМ, Форт, (АГС возможно).
